Переезд офиса — серьезное испытание для любой организации, независимо от ее размера и сферы деятельности. Согласно исследованию Международной ассоциации управления переездами (IAMI), около 70% компаний сталкиваются с непредвиденными проблемами во время переезда, что приводит к простоям в работе и финансовым потерям. Однако тщательное планирование и внимание к деталям могут значительно снизить риски и обеспечить переезд в новое место в самые кратчайшие сроки.
Как подготовить офис к переезду?
- Создайте команду по переезду. В нее должны войти представители разных отделов, таких как HR, IT, административно-хозяйственный отдел и другие. Назначьте руководителя проекта, который будет контролировать весь процесс и принимать ключевые решения.
- Проведите инвентаризацию. Она поможет определить объем работ, необходимых для переезда, и избежать потерь. Используйте специальное ПО для инвентаризации или создайте электронные таблицы с описанием каждого объекта.
- Тщательно продумайте планировку нового офиса. Определите, где будут располагаться рабочие места, зоны отдыха, переговорные и серверная комната. Составьте подробный план расстановки мебели и оборудования.
- Подготовьте IT-инфраструктуру. Заблаговременно спланируйте перенос IT-систем и коммуникаций. Проверьте совместимость оборудования и программного обеспечения с новым местом, закажите необходимые услуги у провайдеров. Создайте резервные копии важных данных и протестируйте их восстановление.
- Заранее закажите грузовое такси (www.davay-pereedem.com/gruzovoe-taksi-kiev). Выберите надежных подрядчиков для транспортировки, погрузо-разгрузочных работ и других услуг. Заключите договоры, в которых четко прописаны сроки, объемы работ и ответственность сторон. Назначьте ответственных лиц для координации действий с каждым подрядчиком.
Как избежать простоя в работе во время переезда?
- Проанализируйте все бизнес-процессы и определите те, которые являются критически важными для функционирования компании. Это могут быть процессы, связанные с обслуживанием клиентов, производством, логистикой и т.д. Разработайте план обеспечения непрерывности этих процессов во время переезда.
- Вы можете перевезти некоторые отделы или функции в новый офис заранее, пока остальные продолжают работать в старом помещении. Это позволит обеспечить непрерывность ключевых процессов и плавный переход на новое место.
- Если полностью избежать простоев невозможно, продумайте временные решения для поддержания работоспособности. Например, арендуйте временное офисное пространство, используйте коворкинги или организуйте удаленную работу для части сотрудников. По данным Gallup, компании, которые предоставляют возможность удаленной работы во время переезда, на 35% реже сталкиваются с увольнениями ключевых сотрудников.
