У період воєнного стану одним із найбільш актуальних питань, яке турбує органи місцевого самоврядування, є створення нових та відновлення втрачених документів. На запит керуючих справами та секретарів місцевих рад команда експертів «U-LEAD з Європою» провела інформаційну сесію «Робота з документами в ОМС: вимоги до їх створення, систематизації, збереження та відновлення в умовах воєнного стану».
Враховуючи різні ситуації, в яких можуть працювати органи місцевого самоврядування, експерти U-LEAD підготували рекомендації щодо організації роботи з документами, враховуючи нові зміни до інструкцій по діловодству, нові вимоги ДСТУ. Зокрема розповіли фахівцям громад про вимоги до документування управлінської діяльності, створення та оформлення документів у структурних підрозділах місцевих рад, нагадали про вимоги до систематизації та зберігання документів, а також пояснили алгоритми відновлення документів в умовах дії воєнного стану.
Особлива увагу в ході інформаційної сесії була приділена відновленню документів, втрачених через бойові дії.
– Ми говорили про створення документів, але в умовах воєнного стану важливо говорити про їх відновлення. Деякі території громад були розбомблені, деякі перебувають в тимчасовій окупації. В результаті частина документів, а подекуди всі документи, знищені. І постає питання як їх відновити? Що робити? Органам місцевого самоврядування в своїй роботі необхідно керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5, – зазначила Тетяна Коробка, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Сумській області.
Під час роботи з втраченими документами рекомендується наступний алгоритм дій:
- інвентаризація документів (в разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V Правил Мін’юсту);
- створення комісії, завданням якої буде пошук втраченої документації та її подальшого відновлення;
- складання переліку справ та документів, які знищені, її кількість, визначення відповідальних осіб та способи відновлення документів;
- складання акту про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.
Спікери підкреслили, що в акті має бути зафіксована інформація про номер справи або документу, назва і дата, кількість аркушів. Причина відсутності справи (документа) зазначається «знищено вналідок збройної агресії рф».
Необхідно в акті також вказати, які документи можуть бути частково або повністю відтворені. Наприклад можна роздрукувати, чи звернутись до контрагентів, держказначейста, податкової, держгеокадастру, банківських установ, через які операції здійснювались, обласної військової адміністрації. Можуть бути і такі випадки, що документ можливо буде відновити на підставі рішення суду. У цьому разі відповідно до статті Стаття 315 ЦПКУ розглядається справа про встановлення фактів, що мають юридичне значення.
– Втрачені, знищені чи пошкоджені документи відновіть, коли з’явиться така можливість. Аналізуємо необхідність та черговість відновлення документів і як їх можна відновити, наприклад, виготовлення копії чи дублікату. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо, – зазначила Вікторія Троценко, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Дніпропетровській області.
Для уникнення ситуацій, коли документ втрачений і потрібно його відновлювати, рекомендуємо декілька простих, проте ефективних дій:
-створювати скановані копії документів (в першу чергу варто сканувати документи тривалого (понад 10 років) зберігання, документи з кадрових питань (особового складу)
– зберігати ці сканкопії на декількох носіях (на жорстких дисках, картках пам’яті, тощо),
– зберігати дані в хмарних сховищах (наприклад, OneDrive, Google Drive).
Також рекомендується звернути увагу на порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Мінюстиції України 17 жовтня 2019 року № 3194/5. Згідно цього порядку ОМС може розробити власний документ щодо забезпечення евакуації, зберігання чи знищення документів.
Програма для України з розширення прав і можливостей на місцевому рівні, підзвітності та розвитку «U-LEAD з Європою» спільно фінансується ЄС та його державами-членами Німеччиною, Польщею, Швецією, Данією, Естонією та Словенією для підтримки України на її шляху до зміцнення місцевого самоврядування. U-LEAD сприяє прозорому, підзвітному та багаторівневому управлінню в Україні, яке відповідає потребам громадян, та розширює можливості громад.